Merenungi Keputusan Implementasi Sistem Informasi: Sebuah Keresahan Seorang IT

Sebagai seorang IT yang terlibat dalam proses implementasi sistem informasi baru, saya kerap dihadapkan pada situasi yang dilematis. Terlebih ketika ada dua atasan yang memberikan instruksi berbeda terkait penggunaan aplikasi lama dan aplikasi baru. Kondisi ini sering kali menimbulkan keresahan yang mendalam karena setiap keputusan yang diambil akan berdampak signifikan terhadap layanan pekerjaan dan efektivitas operasional. Mari kita telaah lebih dalam mengenai dua instruksi ini dan bagaimana sebaiknya kita menyikapinya.

Aplikasi Lama: Stabilitas dengan Kekurangan Teknis

Aplikasi lama yang telah digunakan dalam beberapa tahun terakhir sebenarnya memiliki kelebihan dari segi modul dan fitur yang lengkap serta alur kerja yang tertata dengan baik. Namun, seiring waktu, aplikasi ini mulai menunjukkan berbagai kekurangan teknis yang mengganggu. Kinerja yang lambat dan respons yang rendah menjadi keluhan utama dari para pengguna. Selain itu, seringkali terdapat data yang tidak muncul pada menu tertentu, menyebabkan frustrasi dan menurunkan produktivitas.

Tidak hanya itu, aplikasi lama ini juga menghadapi masalah lain yang cukup serius, yaitu hilangnya dukungan teknis dari pihak pengembang. Setiap perubahan, update, atau penarikan data yang dilakukan oleh tim IT dikenakan biaya tambahan. Hal ini tidak hanya membebani anggaran tetapi juga menghambat fleksibilitas dalam menyesuaikan aplikasi dengan kebutuhan yang berkembang.

Keputusan untuk Tetap Menggunakan Aplikasi Lama

Keuntungan:

• Fitur yang Terstruktur: Aplikasi lama memiliki modul dan fitur yang terorganisir dengan baik. Pengguna telah terbiasa dengan alur kerjanya, sehingga transisi akan lebih mudah.
• Kerjasama dengan Tim IT: Tim IT yang terbiasa dengan aplikasi lama dapat membantu dengan perubahan dan pemeliharaan, mengurangi kurva pembelajaran dan mempercepat penyelesaian masalah.

Kerugian:

• Kinerja Lambat: Pengguna mengeluh tentang kinerja lambat dan masalah teknis lainnya yang menghambat produktivitas.
• Keterbatasan Fitur: Beberapa modul yang dibutuhkan tidak tersedia di aplikasi lama, yang mengakibatkan ketidakpuasan pengguna.
• Biaya Pemeliharaan: Setiap perubahan dan pemeliharaan oleh tim IT aplikasi lama memerlukan biaya tambahan karena sudah tidak ada dukungan dari pengembang asli.

Aplikasi Baru: Janji Perbaikan dengan Banyak Tantangan

Di sisi lain, aplikasi baru hadir dengan harapan dapat memperbaiki berbagai masalah yang ada pada aplikasi lama. Kecepatan dan responsivitas menjadi keunggulan utama yang ditawarkan. Namun, implementasi aplikasi baru ini juga bukan tanpa kendala. Fitur-fitur yang ada pada aplikasi baru belum sepenuhnya dapat menggantikan keunggulan aplikasi lama. Banyak modul yang diperlukan oleh user tidak tersedia, sehingga muncul banyak permintaan perubahan (Change Request) yang harus diselesaikan sebelum aplikasi ini bisa digunakan secara penuh.

Proses penyesuaian ini tentu membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Setiap CR yang masuk perlu dianalisis, dikembangkan, dan diuji sebelum dapat diimplementasikan. Kondisi ini menimbulkan kebingungan dan ketidakpuasan di kalangan pengguna yang mengharapkan transisi yang mulus dan cepat.

Keputusan untuk Menggantikan dengan Aplikasi Baru

Keuntungan:

• Kinerja Lebih Cepat: Aplikasi baru menawarkan kinerja yang lebih cepat dan responsif, yang dapat meningkatkan efisiensi kerja.
• Potensi Fitur Masa Depan: Meskipun saat ini fiturnya terbatas, aplikasi baru memiliki potensi untuk diperluas dan ditingkatkan di masa depan sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berkembang.
• Tidak Bergantung pada Tim IT Lama: Kerjasama dengan tim IT aplikasi lama sudah tidak ada, sehingga tidak ada biaya tambahan untuk perubahan dan pemeliharaan.

Kerugian:

• Waktu Implementasi: Proses penyesuaian baik di front maupun back office memerlukan waktu yang lama, yang dapat mengganggu operasional harian.
• Ketidaktersediaan Fitur: Beberapa modul yang dibutuhkan oleh pengguna belum tersedia di aplikasi baru, yang dapat mengurangi kepuasan dan produktivitas.
• Ketidaktersediaan Sistem Keuangan Backoffice: Aplikasi baru belum memiliki sistem keuangan backoffice yang lengkap, yang penting untuk operasional perusahaan.
• Biaya KSO: Kerjasama dengan aplikasi baru merupakan Kerjasama Operasional (KSO), sehingga ada biaya bulanan yang harus dikeluarkan, yang dapat menambah beban anggaran perusahaan.

Dampak pada Layanan Pekerjaan

Keputusan untuk tetap menggunakan aplikasi lama atau mempercepat implementasi aplikasi baru masing-masing memiliki dampak yang signifikan terhadap layanan pekerjaan. Jika memilih untuk tetap menggunakan aplikasi lama, kita harus siap menghadapi keluhan yang terus berlanjut dari pengguna terkait kinerja yang lambat dan masalah teknis lainnya. Sementara itu, biaya tambahan untuk setiap perubahan atau update juga akan terus membebani.

Sebaliknya, jika memutuskan untuk segera beralih ke aplikasi baru, kita harus siap menghadapi tantangan dalam menyelesaikan semua CR yang masuk. Kekurangan fitur pada aplikasi baru bisa membuat proses pekerjaan menjadi tidak efisien dan mempengaruhi kepuasan pengguna. Waktu dan tenaga yang diperlukan untuk melakukan penyesuaian juga bisa mengganggu produktivitas tim IT.

Menyikapi Dilema

Menghadapi dilema ini membutuhkan pendekatan yang bijaksana dan terencana. Berikut langkah-langkah yang dapat diambil:

• Analisis Kebutuhan dan Prioritas: Lakukan analisis mendalam terhadap kebutuhan pengguna dan prioritas bisnis. Identifikasi modul dan fitur yang paling krusial untuk operasional.
• Komunikasi dengan Atasan: Komunikasikan secara jelas dampak dari masing-masing pilihan kepada kedua atasan. Sajikan data dan fakta untuk mendukung argumen, serta saran solusi yang paling realistis dan efisien.
• Pendekatan Hybrid: Pertimbangkan pendekatan hybrid di mana aplikasi baru diterapkan secara bertahap, sementara perbaikan kritis dilakukan pada aplikasi lama untuk menjaga operasional tetap berjalan dengan baik.
• Involusi Pengguna: Libatkan pengguna dalam proses transisi. Berikan pelatihan dan dukungan yang memadai agar mereka dapat beradaptasi dengan perubahan yang ada. Sediakan saluran komunikasi untuk umpan balik untuk mempercepat proses penyesuaian dan meningkatkan kepuasan pengguna.

Keputusan antara tetap menggunakan aplikasi lama atau mempercepat implementasi aplikasi baru adalah keputusan yang kompleks dan penuh tantangan. Sebagai seorang IT, peran kita adalah memastikan bahwa keputusan yang diambil didasarkan pada analisis yang matang dan komunikasi yang baik. Dampak dari kedua instruksi ini pada layanan pekerjaan sangat signifikan, dan kita harus siap untuk menyikapi setiap tantangan dengan solusi yang efektif dan efisien. Pada akhirnya, tujuan utama adalah menciptakan sistem informasi yang andal dan responsif demi meningkatkan produktivitas dan kepuasan pengguna. Terkadang, tidak ada keputusan yang sempurna, tetapi dengan mempertimbangkan semua faktor, kita dapat mengambil langkah yang paling bijaksana untuk masa depan operasional yang lebih baik.

Hajriah Fajar Hajriah Fajar (lahir pada bulan Desember 1987) adalah seorang seniman, penulis, dan kreator konten asal Indonesia. Ia lahir dan dibesarkan di sebuah kampung di Kabupaten Bogor. Sebelum terjun ke dunia seni dan tulis-menulis, Fajar pernah bekerja sebagai tukang parkir profesional di beberapa tempat, antara lain Gedung Hijau Arkadia, Plaza Senayan, dan Kafe Lacodefin Kemang. Setelah lulus dari Sekolah Menengah Atas, Fajar melanjutkan pendidikannya di Universitas Nusamandiri, di mana ia memperoleh gelar S1 Komputer Program Dual Degree pada tahun 2019. Setelah lulus, ia bekerja di berbagai perusahaan teknologi dan IT, dan saat ini bekerja di salah satu rumah sakit swasta di Jakarta sebagai IT. Selain bekerja di dunia IT, Fajar juga aktif di media sosial seperti Instagram, Twitter, dan Facebook, di mana ia sering membagikan pemikiran, karya seni, serta konten-konten menarik lainnya. Ia juga menulis di blog pribadinya di hajriahfajar.com dan membuat konten video di kanal YouTube bernama Hajriah Fajar.Fajar diakui sebagai salah satu sosok yang inspiratif dan memotivasi banyak orang untuk berkreasi dan berinovasi dalam bidang seni dan teknologi.

Berbagi :