Saat Supercar Dipaksa Ngebut di Jalan Makadam: Catatan Kritis untuk Proses Implementasi SIMRS

Selamat Datang di Hajriah Fajar: Hidup Sehat & Cerdas di Era Digital

Saat Supercar Dipaksa Ngebut di Jalan Makadam: Catatan Kritis untuk Proses Implementasi SIMRS

Satu hal yang sering luput dari perhatian saat rumah sakit membeli SIMRS adalah ini: bahwa sistem bukan hanya soal software, tapi juga tentang kesiapan jalan agar software bisa berlari. Karena SIMRS itu seperti supercar. Tapi supercar secanggih apapun akan mogok kalau dipaksa jalan di aspal retak, tanpa bahan bakar, dan pengemudi yang belum belajar nyetir.

Masalah Dimulai Sebelum Aplikasi Dipasang

Implementasi SIMRS bukan sekadar menginstal aplikasi. Ia adalah proses panjang yang mencakup:
✔ Penyesuaian alur kerja rumah sakit (business process)
✔ Mastering data: poli, unit, tarif, item farmasi, SDM
✔ Persiapan jaringan, server, bandwidth
✔ Pelatihan pengguna, SOP, dan simulasi Namun sering kali, ini semua dikejar dalam tempo instan: management ingin go-live cepat, marketing vendor menjanjikan waktu 3 bulan, lalu tim teknis vendor tiba-tiba bilang, “modul ini belum siap,” atau “server-nya perlu upgrade lagi.”

Spek Server: Dari Rekomendasi ke Tebakan

Satu kasus yang terlalu sering terjadi adalah vendor memberikan 2 atau 3 opsi spesifikasi server: Low, Medium, dan High. Karena budget terbatas, manajemen RS tentu memilih opsi tengah. Tapi setelah sistem dipasang dan mulai berjalan, muncul keluhan: “Lambat.” “Form tidak bisa dibuka.” “Data tidak tersimpan.” Lalu jawaban vendor: “Oh itu spek yang lama. Sekarang kita rekomendasikan spek baru.”

Loh? Rumah sakit tentu bingung: apakah kami ini sedang ikut pilot project? Atau sistem ini belum benar-benar matang? Akhirnya muncul kecurigaan bahwa SIMRS ini sedang “diuji coba” ke RS kami. Dan kepercayaan mulai goyah.

Marketing Menjanjikan Langit, Teknis Masih di Bumi

Di banyak pengadaan, pihak marketing vendor menjanjikan: “Go-live 3 bulan setelah infrastruktur siap.” Tapi begitu sudah deal, ternyata banyak fitur yang tidak sesuai alur. Banyak form yang belum tersedia. Banyak permintaan yang harus ditambah. Dan tim programmer bilang, “modul ini belum ada, perlu dikembangkan.”

Lalu bagaimana? Sistem tetap dipaksa jalan. Karena kontraknya bilang go-live. Tapi di belakang layar, IT internal dan tim support SIMRS kelimpungan. Aplikasi berjalan tanpa SOP, tanpa validasi akhir, tanpa alur kerja yang final.

Implementasi Terburu-buru = CR Membengkak

Masalah yang seharusnya diselesaikan saat implementasi justru baru muncul setelah go-live. Dan di situlah muncul istilah “CR” alias Change Request. Tiap penyesuaian baru masuk ke CR. Tiap form baru masuk ke CR. Lalu biayanya membengkak. Management merasa tertipu. Vendor merasa ditekan. Tim teknis merasa dilempar tanggung jawab.

Padahal semua ini bisa dihindari—kalau saja proses implementasi dilakukan dengan kepala dingin, timeline realistis, dan komunikasi yang terbuka sejak awal.

Saran untuk Rumah Sakit dan Vendor

Untuk Rumah Sakit: ✔ Minta demo end-to-end alur RS sebelum tanda tangan kontrak. ✔ Jangan percaya waktu “3 bulan go-live” kalau belum ada simulasi riil. ✔ Minta spesifikasi server + bandwidth berdasarkan simulasi, bukan hanya PDF. ✔ Minta daftar fitur lengkap (“As-Is”) dan modul pengembangan (“To-Be”). ✔ Libatkan tim IT & user klinis sejak awal, bukan setelah deal.

Untuk Vendor SIMRS: ✔ Jangan berikan harapan palsu di fase marketing. ✔ Bedakan penawaran untuk RS Tipe B, C, D. ✔ Sampaikan keterbatasan sistem dengan jujur, bukan ditutup “nanti bisa ditambahkan.” ✔ Buat dokumentasi spek yang dinamis, tapi transparan jika ada revisi. ✔ Jangan jadikan satu RS sebagai laboratorium sistem. SIMRS bukan eksperimen.

Penutup: Kita Ingin Sistem yang Tahan Uji, Bukan Sekadar Jadi Janji

Sistem informasi rumah sakit bukan proyek IT biasa. Ia menyangkut nyawa, efisiensi kerja, dan kepercayaan staf. Jika salah dari awal, maka biaya terbesar bukan hanya uang—tapi mental staf yang lelah, manajemen yang kecewa, dan pasien yang tidak terlayani maksimal.

Maka sebelum menandatangani kontrak, duduklah bersama. Bahas bukan hanya harga, tapi realita. Bukan hanya fitur, tapi alur. Bukan hanya timeline, tapi risikonya. Karena rumah sakit bukan laboratorium vendor, dan SIMRS bukan mesin sulap.