Dampak Permintaan Percepatan Proses Go Live pada Vendor SIMRS Terhadap Kinerja Rumah Sakit

Implementasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) merupakan langkah penting dalam modernisasi pelayanan kesehatan di rumah sakit. Namun, permintaan untuk mempercepat proses Go Live, terutama kepada vendor SIMRS, dapat menimbulkan sejumlah dampak yang signifikan terhadap kinerja rumah sakit baik dari sisi front end (pelayanan dan rekam medis elektronik) maupun back end (keuangan, akuntansi, dan penagihan). Selain itu, permintaan tersebut juga berpotensi mengakibatkan masalah pada aplikasi SIMRS itu sendiri.

Dampak pada Front End (Pelayanan dan RME)

1. Kesalahan dalam Input Data: Permintaan untuk mempercepat proses Go Live dapat menimbulkan tekanan tambahan pada staf administrasi yang bertanggung jawab untuk menginput data pasien dan rekam medis elektronik (RME). Dalam situasi yang terburu-buru, staf mungkin cenderung melakukan kesalahan dalam penginputan data, entah itu kesalahan pengetikan, kesalahan pengelompokan data, atau kesalahan dalam interpretasi data. Hal ini dapat mengganggu kualitas layanan yang diberikan kepada pasien karena informasi yang tidak akurat atau tidak lengkap dapat mempengaruhi proses diagnosis dan pengobatan.
2. Pelatihan yang Kurang Memadai: Percepatan proses Go Live juga dapat menyebabkan waktu yang terbatas untuk pelatihan staf terkait penggunaan sistem SIMRS. Pelatihan yang kurang memadai dapat mengakibatkan tingkat pemahaman yang rendah tentang fungsi-fungsi sistem. Sebagai akibatnya, staf mungkin tidak sepenuhnya menguasai penggunaan SIMRS dalam kegiatan sehari-hari mereka. Kurangnya pemahaman ini bisa menyebabkan peningkatan waktu respon terhadap permintaan pasien, kesalahan dalam mencari informasi medis yang relevan, dan kekacauan dalam pengelolaan data pasien.
3. Penurunan Kualitas Pelayanan: Akibat dari kesalahan input data dan kurangnya pemahaman tentang sistem, kualitas pelayanan kepada pasien dapat mengalami penurunan. Kesalahan dalam pengelolaan rekam medis dapat menyebabkan kesulitan dalam mendapatkan informasi yang relevan tentang riwayat medis pasien, diagnosis yang salah, atau terlewatnya informasi penting tentang kondisi pasien. Hal ini tidak hanya berdampak pada pengobatan yang tepat waktu, tetapi juga dapat menimbulkan risiko kesalahan medis dan pengobatan yang tidak optimal.

Selain itu, penting untuk dicatat bahwa vendor SIMRS juga memiliki tanggung jawab dalam memenuhi kebutuhan gap analisis aplikasi. Gap analisis adalah proses untuk mengidentifikasi perbedaan antara kebutuhan bisnis rumah sakit dengan fitur-fitur yang disediakan oleh aplikasi SIMRS. Vendor harus mampu mengidentifikasi gap tersebut dan menyediakan solusi yang sesuai agar aplikasi SIMRS dapat digunakan secara efektif sesuai dengan kebutuhan rumah sakit. Jika gap analisis tidak dilakukan dengan cermat atau jika solusi yang disediakan tidak memadai, dapat terjadi ketidakcocokan antara sistem dan kebutuhan operasional rumah sakit, yang dapat mengganggu kinerja dan efektivitas sistem SIMRS secara keseluruhan. Oleh karena itu, peran vendor dalam memenuhi kebutuhan gap analisis sangat penting untuk kesuksesan implementasi SIMRS di rumah sakit.

Dampak pada Back End (Keuangan, Akuntansi, Penagihan)

1. Keterlambatan dalam Penagihan

Proses Go Live yang terburu-buru dapat menghambat integrasi antara sistem SIMRS dengan sistem keuangan dan penagihan rumah sakit. Keterlambatan dalam penagihan pasien menjadi risiko nyata karena kurangnya waktu yang tersedia untuk menyelaraskan proses internal rumah sakit dengan sistem baru. Sebagai hasilnya, pembayaran dari pasien atau perusahaan asuransi mungkin terlambat, mempengaruhi aliran kas rumah sakit dan mengganggu keberlanjutan operasional.

2. Kesalahan dalam Rekonsiliasi Keuangan

Integrasi yang kurang matang antara SIMRS dan sistem keuangan rumah sakit dapat menghasilkan kesalahan dalam rekonsiliasi keuangan. Penanganan data yang tidak sinkron antara kedua sistem ini dapat memperlambat proses audit keuangan dan menyebabkan ketidakakuratan dalam pelaporan keuangan rumah sakit. Hal ini dapat mengganggu kepercayaan stakeholder dan dapat berujung pada masalah hukum atau keuangan yang lebih serius.

3. Keterbatasan dalam Analisis Kinerja Keuangan

Keterlambatan dalam integrasi sistem dan kurangnya data yang akurat dapat menghambat kemampuan rumah sakit untuk menganalisis kinerja keuangan secara tepat waktu dan efektif. Analisis kinerja keuangan yang terlambat atau tidak lengkap dapat mengganggu pengambilan keputusan strategis terkait dengan pengelolaan keuangan rumah sakit. Selain itu, kesulitan dalam mengakses dan menganalisis data keuangan yang relevan juga dapat menghambat upaya perbaikan dan pengoptimalan proses keuangan.

4. Pemenuhan Kebutuhan Gap Analisis Aplikasi oleh Vendor SIMRS

Selain mengatasi masalah yang muncul akibat percepatan proses Go Live, vendor SIMRS juga harus memastikan bahwa aplikasinya dapat memenuhi kebutuhan Gap analisis. Gap analisis adalah proses identifikasi perbedaan antara fitur atau fungsi yang diinginkan oleh rumah sakit dengan apa yang disediakan oleh aplikasi SIMRS. Vendor harus bekerja sama dengan rumah sakit untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengatasi gap ini agar aplikasi dapat memberikan solusi yang sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.

Dengan memperhatikan aspek-aspek tersebut, rumah sakit dan vendor SIMRS dapat bekerja sama untuk meminimalkan dampak negatif dari proses Go Live yang terburu-buru dan memastikan bahwa integrasi sistem berjalan lancar, data akurat tersedia, dan kebutuhan operasional terpenuhi. Ini akan mengoptimalkan penggunaan SIMRS untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan kesehatan yang diberikan oleh rumah sakit.

Dampak pada Aplikasi SIMRS Itu Sendiri

1. Ketidakstabilan dan Kerentanan Sistem:

Ketidakstabilan sistem adalah masalah serius yang dapat terjadi ketika implementasi SIMRS dipercepat. Kurangnya waktu untuk menguji aplikasi secara menyeluruh meningkatkan risiko bug dan kerentanan keamanan yang tidak terdeteksi. Sebagai contoh, kesalahan dalam manajemen akses pengguna atau kelemahan dalam pengaturan keamanan dapat membuka pintu bagi serangan cyber atau akses tidak sah ke data sensitif pasien. Ketidakstabilan sistem juga dapat mengakibatkan gangguan operasional, seperti kegagalan sistem yang tidak terduga atau penurunan kinerja yang signifikan.

2. Kinerja yang Tidak Optimal:

Kurangnya waktu untuk memperbaiki bug dan masalah kinerja dapat mengakibatkan kinerja aplikasi SIMRS yang tidak optimal. Bug yang tidak diperbaiki secara menyeluruh dapat mengganggu fungsionalitas aplikasi, seperti keterlambatan dalam proses input data, kesalahan dalam penampilan informasi, atau kegagalan dalam menanggapi permintaan pengguna dengan cepat. Kinerja yang buruk ini dapat menyebabkan frustrasi bagi staf rumah sakit, mengganggu produktivitas, dan bahkan mengancam keselamatan pasien jika informasi klinis tidak tersedia dengan cepat dan akurat.

3. Keterbatasan Fitur dan Fungsi:

Permintaan untuk percepatan Go Live sering kali mengakibatkan vendor SIMRS harus mengorbankan beberapa fitur dan fungsi penting demi memenuhi tenggat waktu yang ketat. Ini dapat berarti bahwa rumah sakit harus beroperasi dengan sistem yang tidak sepenuhnya lengkap atau tidak memenuhi semua kebutuhan operasional mereka. Misalnya, fitur integrasi dengan sistem lain, pelaporan kustom, atau modul spesifik untuk bidang klinis tertentu mungkin harus dikorbankan. Akibatnya, efektivitas sistem dalam mendukung proses operasional rumah sakit dapat terganggu, dan staf mungkin harus mengatasi tantangan tambahan dalam menjalankan tugas mereka sehari-hari.

Pendekatan yang Diperlukan

Dalam menghadapi tantangan ini, kolaborasi yang baik antara rumah sakit dan vendor SIMRS menjadi kunci. Mereka perlu bekerja sama untuk:

1. Menyusun Jadwal Implementasi yang Realistis: Menetapkan tenggat waktu yang realistis untuk implementasi SIMRS, dengan mempertimbangkan kebutuhan dan risiko yang terkait.
2. Melakukan Pengujian Menyeluruh: Melakukan pengujian menyeluruh sebelum peluncuran untuk memastikan stabilitas, kinerja, dan keamanan sistem.
3. Memprioritaskan Perbaikan Bug yang Kritis: Mengidentifikasi dan memprioritaskan perbaikan bug yang kritis untuk meminimalkan risiko gangguan operasional.
4. Menemukan Solusi Kreatif: Mencari solusi kreatif untuk memenuhi tenggat waktu tanpa mengorbankan keamanan dan kualitas sistem secara keseluruhan.

Dengan pendekatan yang hati-hati dan kolaborasi yang baik antara rumah sakit dan vendor SIMRS, dampak negatif dari percepatan Go Live dapat diminimalkan. Hal ini akan memastikan bahwa penggunaan SIMRS dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas pelayanan kesehatan secara keseluruhan, sejalan dengan tujuan modernisasi sistem kesehatan.

Hajriah Fajar Hajriah Fajar (lahir pada bulan Desember 1987) adalah seorang seniman, penulis, dan kreator konten asal Indonesia. Ia lahir dan dibesarkan di sebuah kampung di Kabupaten Bogor. Sebelum terjun ke dunia seni dan tulis-menulis, Fajar pernah bekerja sebagai tukang parkir profesional di beberapa tempat, antara lain Gedung Hijau Arkadia, Plaza Senayan, dan Kafe Lacodefin Kemang. Setelah lulus dari Sekolah Menengah Atas, Fajar melanjutkan pendidikannya di Universitas Nusamandiri, di mana ia memperoleh gelar S1 Komputer Program Dual Degree pada tahun 2019. Setelah lulus, ia bekerja di berbagai perusahaan teknologi dan IT, dan saat ini bekerja di salah satu rumah sakit swasta di Jakarta sebagai IT. Selain bekerja di dunia IT, Fajar juga aktif di media sosial seperti Instagram, Twitter, dan Facebook, di mana ia sering membagikan pemikiran, karya seni, serta konten-konten menarik lainnya. Ia juga menulis di blog pribadinya di hajriahfajar.com dan membuat konten video di kanal YouTube bernama Hajriah Fajar.Fajar diakui sebagai salah satu sosok yang inspiratif dan memotivasi banyak orang untuk berkreasi dan berinovasi dalam bidang seni dan teknologi.

Berbagi :